02 apr Tre tips för ett lyckat evenemang
350
350 är siffran för antal evenemang, konferenser, mässor, cuper och konserter per år på Arena Varberg. Men vi har inte bara väldigt många evenemang hos oss varje år, de är dessutom välbesökta. 2023 var 4 av 5 konsertevenemang slutsålda hos oss. En av Sveriges största innebandycuper (Warbergsspelen) besöker oss varje år – ett event som drar ca 20 000 personer till Varberg. Vi är även väldigt stolta över att Svenska Fotbollsförbundet förlägger en landskamp i futsal i Sparbankshallen under maj 2024.
Sammanfattningsvis – vi har en del kunskap om hur man skapar lyckade evenemang för många personer! Här listar vi våra tre bästa tips.
350
350 är siffran för antal evenemang, konferenser, mässor, cuper och konserter per år på Arena Varberg. Men vi har inte bara väldigt många evenemang hos oss varje år, de är dessutom välbesökta. 2023 var 4 av 5 konsertevenemang slutsålda hos oss. En av Sveriges största innebandycuper (Warbergsspelen) besöker oss varje år – ett event som drar ca 20 000 personer till Varberg. Vi är även väldigt stolta över att Svenska Fotbollsförbundet förlägger en landskamp i futsal i Sparbankshallen under maj 2024.
Sammanfattningsvis – vi har en del kunskap om hur man skapar lyckade evenemang för många personer! Här listar vi våra tre bästa tips.
Tre tips för ett lyckat evenemang
TIPS 1
Håll intresset hos gästen uppe under hela evenemanget!
När vi pratar om publika evenemang brukar vi tipsa om upplevelserummets utformning och ”kundens resa” genom evenemanget. När startar egentligen evenemanget? Kanske redan i samband med biljettsläpp, kanske i samma stund man lämnar hemmet och beger sig till arenan, eller kanske när man går in genom entrén.
Konferensvärldens motsvarighet kallas för ”mötesdesign”. Där är det viktigt att man ständigt återgår till mötets syfte. Varför har vi den här sammankomsten? Vad vill vi uppnå? När det är klargjort designar vi sedan dagen så att möbleringen stämmer överens med innehållet och aktiviteterna, att pauser är välplanerade och måltider väl avvägda.
Glöm inte att tidigt i processen även tänka igenom hur ni ska förvalta resultatet av mötet. Hur går vi vidare? Om deltagarna märker att mötet faktiskt genererade en förflyttning i rätt riktning är de mest troligt mer intresserade att engagera sig i nästa sammankomst också.
TIPS 2
More is more!
För att ett evenemang ska bli riktigt minnesvärt vill man leverera en WOW-upplevelse. Det görs bäst genom att överraska! Ett enkelt tips är att lägga ned mycket tid på utformningen av den fysiska platsen (upplevelserummet). Kanske fyller du hela entrén med tusen ballonger eller färgar hela rummet gult? Oavsett vilket så tänk ”more is more” heller än ”less is more”. Planerar man även för ett scenprogram gäller samma sak som inom mötesvärlden – designa innehållet för att trollbinda, beröra och inspirera!
Tips 2.1 för den intresserade: se när Yngwie Malmsteen myntar begreppet “more is more”.
TIPS 3
Glöm inte de som jobbar bakom kulisserna!
Under ett stort event händer det att man har väldigt stort fokus på gästerna (som sig bör). Men vad händer om inte teknikerna får chans att lämna sin arbetsplats bakom mixerbordet på hela dagen på grund av för tajt körschema? Hur upplever gästerna helheten om servispersonalen är stressade och underbemannade?
I konferens- och kongressvärlden är det samma sak. Om det är luft i programmet får alla, både personal och gäst, tid för reflektion. Somliga säger att det är vid kaffemaskinen man löser problemen – testa!
Tre tips för ett lyckat evenemang
TIPS 1
Håll intresset hos gästen uppe under hela evenemanget!
När vi pratar om publika evenemang brukar vi tipsa om upplevelserummets utformning och ”kundens resa” genom evenemanget. När startar egentligen evenemanget? Kanske redan i samband med biljettsläpp, kanske i samma stund man lämnar hemmet och beger sig till arenan, eller kanske när man går in genom entrén.
Konferensvärldens motsvarighet kallas för ”mötesdesign”. Där är det viktigt att man ständigt återgår till mötets syfte. Varför har vi den här sammankomsten? Vad vill vi uppnå? När det är klargjort designar vi sedan dagen så att möbleringen stämmer överens med innehållet och aktiviteterna, att pauser är välplanerade och måltider väl avvägda.
Glöm inte att tidigt i processen även tänka igenom hur ni ska förvalta resultatet av mötet. Hur går vi vidare? Om deltagarna märker att mötet faktiskt genererade en förflyttning i rätt riktning är de mest troligt mer intresserade att engagera sig i nästa sammankomst också.
TIPS 2
More is more!
För att ett evenemang ska bli riktigt minnesvärt vill man leverera en WOW-upplevelse. Det görs bäst genom att överraska! Ett enkelt tips är att lägga ned mycket tid på utformningen av den fysiska platsen (upplevelserummet). Kanske fyller du hela entrén med tusen ballonger eller färgar hela rummet gult? Oavsett vilket så tänk ”more is more” heller än ”less is more”. Planerar man även för ett scenprogram gäller samma sak som inom mötesvärlden – designa innehållet för att trollbinda, beröra och inspirera!
Tips 2.1 för den intresserade: se när Yngwie Malmsteen myntar begreppet “more is more”.
TIPS 3
Glöm inte de som jobbar bakom kulisserna!
Under ett stort event händer det att man har väldigt stort fokus på gästerna (som sig bör). Men vad händer om inte teknikerna får chans att lämna sin arbetsplats bakom mixerbordet på hela dagen på grund av för tajt körschema? Hur upplever gästerna helheten om servispersonalen är stressade och underbemannade?
I konferens- och kongressvärlden är det samma sak. Om det är luft i programmet får alla, både personal och gäst, tid för reflektion. Somliga säger att det är vid kaffemaskinen man löser problemen – testa!
